職場溝通再升級：日文商用書信，讓你魅力值爆表的秘密武器！
學會這些，讓你的日文信件不再只是制式公文，而是充滿溫度的交流！
日文商業書信啊，常常讓人覺得好像有一道高牆，字裡行間充滿了敬語和專業術語，總覺得一不小心就會踩到地雷。但其實呢，只要掌握一些關鍵的用語和習慣，就能讓你的日文信件不僅專業，還能展現你的細心和溫度，讓收信的人感受到你的誠意，職場人際關係直接up up！今天就讓我們一起來探索這些讓你的魅力值瞬間爆表的秘密武器吧！
開場白：第一印象決定一切！
一封信的開頭，就像見面的第一句話，重要性不言而喻。別再只會寫「拝啓（はいけい）[haikei]（敬啟）」了，試試這些更溫暖的選擇吧！
「いつもお世話になっております。（itsumo osewa ni natte orimasu.）（承蒙您一直以來的關照。）」
這個真的是萬用句，幾乎可以用在任何情況。無論是跟客戶、合作夥伴還是公司內部，都可以用它來表達感謝之意。
例：いつもお世話になっております。株式会社ABCの田中です。[itsumo osewa ni natte orimasu. Kabushiki gaisha ABC no Tanaka desu.]（承蒙您一直以來的關照。我是ABC股份有限公司的田中。）
教學說明： 這個句子的重點在於「いつも（itsumo）[itsumo]（一直以來）」，所以要用在已經建立關係，有一定往來的對象。如果是第一次聯絡，就不太適合用這個喔。
「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。（heiso wa kakubetsu no gokouhai o tamawari, atsuku o ree moushiagemasu.）（平日承蒙您的特別關照，在此致上誠摯的謝意。）」
這個比上面的「いつもお世話になっております。」更正式一些，適合用在對公司或組織的感謝，或者比較重要的客戶。
例：平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。この度はお忙しい中、弊社のイベントにご参加いただき、誠にありがとうございました。[heiso wa kakubetsu no gokouhai o tamawari, atsuku o ree moushiagemasu. kono tabi wa oisogashii naka, heisha no ibento ni go sanka itadaki, makoto ni arigatou gozaimashita.]（平日承蒙您的特別關照，在此致上誠摯的謝意。這次在您百忙之中撥冗參加敝公司的活動，非常感謝。）
教學說明： 這個句子比較長，所以要注意文法和用詞的精準。特別是「ご高配（gokouhai）[gokouhai]（關照）」這個詞，一定要用對象是對你公司或組織有關照的人。
「突然のご連絡失礼いたします。（totsuzen no go renraku shitsurei itashimasu.）（冒昧打擾，請多包涵。）」
如果是第一次聯絡對方，或者很久沒有聯絡，這個開頭就很適合。先表達自己的歉意，讓對方覺得你很有禮貌。
例：突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の山田と申します。[totsuzen no go renraku shitsurei itashimasu. 〇〇 Kabushiki gaisha no Yamada to moushimasu.]（冒昧打擾，我是〇〇股份有限公司的山田。）
教學說明： 這個句子通常會搭配自我介紹，讓對方知道你是誰，以及聯絡的目的。
內容：用對關鍵字，展現你的專業！
內容的部分，就是要清楚表達你的目的和想法。除了邏輯清晰，用詞也要精準，才能讓對方快速理解。
「～について（～nitsuite）[~nitsuite]（關於～）」
這個是超級常用的介詞，可以用來引導你要討論的主題。
例：今回のプロジェクトについて、ご相談させていただきたい事項がございます。[konkai no purojekuto ni tsuite, go soudan sasete itadakitai jikou ga gozaimasu.]（關於這次的專案，有些事項想跟您商量。）
教學說明： 「～について」後面通常會接續你要討論的具體內容。
「～お願い申し上げます（～onegai moushiagemasu）[~onegai moushiagemasu]（拜託您～）」
要請對方幫忙的時候，這個句型絕對不能少。記得要搭配敬語，才能表達你的尊重。
例：資料の送付をお願い申し上げます。[shiryou no soufu o onegai moushiagemasu.]（拜託您寄送資料。）
教學說明： 「お願い申し上げます」比「お願いします」更正式、更客氣。
「～いただけると幸いです（～itadakeruto saiwaidesu）[~itadakeruto saiwaidesu]（如果能～就太好了）」
想要委婉地表達你的期望，這個句型就派上用場了。
例：ご検討いただけると幸いです。[go kentou itadakeruto saiwaidesu.]（如果能考慮一下就太好了。）
教學說明： 這個句型表達的是一種期望，而不是強迫。讓對方覺得你有考慮到他的立場。
「～恐れ入りますが（～osoreirimasu ga）[~osoreirimasu ga]（不好意思，～）」
當你要提出請求，但又擔心會造成對方困擾時，這個句型可以先緩和一下氣氛。
例：恐れ入りますが、ご回答いただけますでしょうか。[osoreirimasu ga, go kaitou itadakemasu deshouka.]（不好意思，可以請您回覆嗎？）
教學說明： 「恐れ入りますが」有表達歉意和感謝的雙重含義，是一種非常實用的客套話。
「～存じます（～zonjimasu）[~zonjimasu]（我認為～/ 我知道～）」
這個是「思います（omoimasu）[omoimasu]（我認為）」和「知っています（shitteimasu）[shitteimasu]（我知道）」的謙讓語，用來表達自己的想法或知識，比較正式。
例：ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願いいたします。[go tabouchuu to wa zonjimasu ga, nanitozo yoroshiku onegai itashimasu.]（我知道您很忙，但還是拜託您了。）
教學說明： 這個句型可以讓你的表達更謙虛，也更顯得有禮貌。
結尾：留下好印象，為下次合作鋪路！
信件的結尾，也是非常重要的。一個好的結尾，可以讓對方對你留下深刻的印象，為下次的合作打下基礎。
「今後ともよろしくお願いいたします。（kongotomoyoroshiku onegai itashimasu.）（今後也請多多指教。）」
這個是萬用結尾句，可以用在任何情況。表達你希望未來能繼續合作的意願。
例：今後ともよろしくお願いいたします。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。[kongotomoyoroshiku onegai itashimasu. Nanika go fumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni o toiawase kudasai.]（今後也請多多指教。如果有任何不明白的地方，請隨時與我聯繫。）
教學說明： 「今後とも（kongotomo）[kongotomo]（今後也）」表示你希望未來能繼續保持良好的關係。
「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。（oisogashii tokoro kyoushuku desu ga, go kentou no hodo yoroshiku onegai moushiagemasu.）（在您百忙之中打擾，非常抱歉，請您多多考慮。）」
這個結尾比較正式，適合用在希望對方認真考慮你的提案或請求的情況。
例：お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。結果をお待ちしております。[oisogashii tokoro kyoushuku desu ga, go kentou no hodo yoroshiku onegai moushiagemasu. kekka o omachi shite orimasu.]（在您百忙之中打擾，非常抱歉，請您多多考慮。期待您的回覆。）
教學說明： 「ご検討のほど（go kentou no hodo）[go kentou no hodo]（請您多多考慮）」表達了你希望對方慎重考慮的意願。
「まずは取り急ぎ、ご返信まで。（mazu wa toriiso gi, go henshin made.）（先簡單回覆至此。）」
如果時間比較趕，需要先簡單回覆對方，可以用這個結尾。表示你之後會再詳細回覆。
例：まずは取り急ぎ、ご返信まで。詳細については、改めてご連絡いたします。[mazu wa toriiso gi, go henshin made. shousai ni tsuite wa, aratamete go renraku itashimasu.]（先簡單回覆至此。詳細的部分，我會再另行通知。）
教學說明： 「まずは（mazu wa）[mazu wa]（首先）」表示這只是一個初步的回覆，之後還會有更詳細的說明。
其他加分小技巧：讓你的信件更完美！
除了以上的常用用語，還有一些小技巧可以讓你的日文信件更完美喔！
- 注意措辭的層次： 日文非常重視敬語的使用，要根據對象和情境，選擇合適的敬語層次。例如，對客戶或上司，要使用更高級的敬語，對同事或下屬，則可以使用比較輕鬆的語氣。
- 避免使用過於口語化的表達： 商業書信畢竟不是朋友間的聊天，要避免使用太過口語化的表達，例如「マジ（maji）[maji]（真的）」、「ヤバイ（yabai）[yabai]（糟糕）」等等。
- 檢查錯字和文法錯誤： 一封充滿錯字和文法錯誤的信件，會讓對方覺得你很不專業。所以，在寄出之前，一定要仔細檢查。
- 善用標點符號： 適當地使用標點符號，可以讓你的信件更容易閱讀。例如，可以使用「、」來分隔句子，使用「。」來結束句子。
- 保持信件的簡潔明瞭： 盡量用簡潔明瞭的語言表達你的意思，避免冗長的句子和複雜的表達方式。
- 適時表達感謝之意： 在信件中適時表達感謝之意，可以讓對方感受到你的誠意和尊重。
實際案例：情境模擬，讓你更容易上手！
讓我們來看幾個實際的案例，讓你更了解這些用語的用法：
情境一：向客戶發送產品介紹資料
〇〇株式会社（〇〇 kabushiki gaisha）[〇〇 kabushiki gaisha]
〇〇様（〇〇 sama）[〇〇 sama]
いつもお世話になっております。（itsumo osewa ni natte orimasu.）[itsumo osewa ni natte orimasu.]
株式会社ABCの田中です。（Kabushiki gaisha ABC no Tanaka desu.）[Kabushiki gaisha ABC no Tanaka desu.]
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。（heiso wa kakubetsu no gokouhai o tamawari, atsuku o ree moushiagemasu.）[heiso wa kakubetsu no gokouhai o tamawari, atsuku o ree moushiagemasu.]
さて、この度、弊社では新製品「〇〇」を発売することになりました。（Sate, kono tabi, heisha dewa shinseihin “〇〇” o hatsubai suru koto ni narimashita.）[Sate, kono tabi, heisha dewa shinseihin “〇〇” o hatsubai suru koto ni narimashita.]
つきましては、「〇〇」の製品紹介資料を添付ファイルにてお送りいたしますので、ご査収ください。（Tsukimashite wa, “〇〇” no seihin shoukai shiryou o tenpu fairu nite o okuri itashimasu node, go sashuu kudasai.）[Tsukimashite wa, “〇〇” no seihin shoukai shiryou o tenpu fairu nite o okuri itashimasu node, go sashuu kudasai.]
「〇〇」は、〇〇の課題を解決し、〇〇の効率を向上させる画期的な製品です。（”〇〇” wa, 〇〇 no kadai o kaiketsu shi, 〇〇 no kouritsu o koujou saseru kakitekina seihin desu.）[“〇〇” wa, 〇〇 no kadai o kaiketsu shi, 〇〇 no kouritsu o koujou saseru kakitekina seihin desu.]
ご多忙中恐縮ですが、ぜひ一度お目通しいただければ幸いです。（Go tabouchuu kyoushuku desu ga, zehi ichido o me tooshi itadakereba saiwaidesu.）[Go tabouchuu kyoushuku desu ga, zehi ichido o me tooshi itadakereba saiwaidesu.]
今後ともよろしくお願いいたします。（Kongotomoyoroshiku onegai itashimasu.）[Kongotomoyoroshiku onegai itashimasu.]
株式会社ABC（Kabushiki gaisha ABC）[Kabushiki gaisha ABC]
田中 太郎（Tanaka Taro）[Tanaka Taro]
翻譯：
〇〇股份有限公司 〇〇 先生/女士
承蒙您一直以來的關照。我是ABC股份有限公司的田中。
平日承蒙您的特別關照，在此致上誠摯的謝意。
本公司最近推出了新產品「〇〇」。
隨信附上「〇〇」的產品介紹資料，請您查收。
「〇〇」是一款劃時代的產品，可以解決〇〇的課題，提高〇〇的效率。
在您百忙之中打擾，非常抱歉，如果您能撥冗瀏覽，將不勝榮幸。
今後也請多多指教。
ABC股份有限公司 田中 太郎
情境二：回覆客戶的詢問
〇〇株式会社（〇〇 kabushiki gaisha）[〇〇 kabushiki gaisha]
〇〇様（〇〇 sama）[〇〇 sama]
いつもお世話になっております。（itsumo osewa ni natte orimasu.）[itsumo osewa ni natte orimasu.]
株式会社ABCの田中です。（Kabushiki gaisha ABC no Tanaka desu.）[Kabushiki gaisha ABC no Tanaka desu.]
先日はお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。（Senjitsu wa o toiawase itadaki, makoto ni arigatou gozaimashita.）[Senjitsu wa o toiawase itadaki, makoto ni arigatou gozaimashita.]
いただきましたお問い合わせにつきまして、下記の通りご回答させていただきます。（Itadakimashita o toiawase ni tsukimashite, kakino toori go kaitou sasete itadakimasu.）[Itadakimashita o toiawase ni tsukimashite, kakino toori go kaitou sasete itadakimasu.]
（具体的な回答内容）(Gutaitekina kaitou naiyou)[Gutaitekina kaitou naiyou]
その他、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。（Sono ta, go fumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni o toiawase kudasai.）[Sono ta, go fumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni o toiawase kudasai.]
今後ともよろしくお願いいたします。（Kongotomoyoroshiku onegai itashimasu.）[Kongotomoyoroshiku onegai itashimasu.]
株式会社ABC（Kabushiki gaisha ABC）[Kabushiki gaisha ABC]
田中 太郎（Tanaka Taro）[Tanaka Taro]
翻譯：
〇〇股份有限公司 〇〇 先生/女士
承蒙您一直以來的關照。我是ABC股份有限公司的田中。
先前承蒙您的詢問，非常感謝。
關於您提出的詢問，回覆如下：
（具體的回覆內容）
如果還有其他不明白的地方，請隨時與我聯繫。
今後也請多多指教。
ABC股份有限公司 田中 太郎
情境三：向上司報告進度
〇〇部長（〇〇 buchou）[〇〇 buchou]
お疲れ様です。（Otsukaresama desu.）[Otsukaresama desu.]
田中です。（Tanaka desu.）[Tanaka desu.]
現在、〇〇プロジェクトの進捗状況についてご報告いたします。（Genzai, 〇〇 purojekuto no shinchoku joukyou ni tsuite go houkoku itashimasu.）[Genzai, 〇〇 purojekuto no shinchoku joukyou ni tsuite go houkoku itashimasu.]
（具体的な進捗状況の報告）(Gutaitekina shinchoku joukyou no houkoku)[Gutaitekina shinchoku joukyou no houkoku]
今後とも、引き続きよろしくお願いいたします。（Kongotomo, hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu.）[Kongotomo, hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu.]
田中 太郎（Tanaka Taro）[Tanaka Taro]
翻譯：
〇〇 部長
您辛苦了。我是田中。
現在向您報告〇〇專案的進度。
（具體的進度報告）
今後也請繼續多多指教。
田中 太郎
希望這些案例能讓你更清楚了解日文商用書信的寫法。記住，只要多練習，就能寫出既專業又充滿溫度的信件喔！加油！