日文商務郵件：寫出讓對方心暖暖的專業溝通
掌握訣竅，讓你用日文也能寫出專業又暖心的商務郵件，建立良好人際關係！
寫日文商務郵件，常常讓人覺得壓力山大，畢竟一個不小心，就可能造成誤解或是失禮。但是別擔心！其實只要掌握一些訣竅，用日文寫出專業又暖心的商務郵件，一點都不難。今天就讓我們一起來學習，如何讓你的日文郵件，不只是傳達訊息，更能建立良好的人際關係吧！
一、開頭的溫暖問候：讓對方感受到你的誠意
就像跟朋友聊天一樣，一封好的商務郵件，不應該是冷冰冰的直接進入正題。一個溫暖的開頭問候，可以讓對方感受到你的誠意，拉近彼此的距離。
基本款問候語：
- **いつもお世話（せわ）になっております。(Itsumo osewa ni natte orimasu.) (一直以來承蒙您的關照。)**：這是最常見，也最安全的開頭問候語，適用於大部分的場合。
- **いつも大変（たいへん）お世話（せわ）になっております。(Itsumo taihen osewa ni natte orimasu.) (一直以來非常感謝您的關照。)**：比上面的說法更加鄭重，可以用於對方給予你特別的幫助，或是你們的關係比較密切的時候。
進階款問候語：
- **〇〇様（さま）、いつも大変（たいへん）お世話（せわ）になっております。先日は（せんじつは）〇〇の件（けん）で、大変（たいへん）お世話（せわ）になり、誠（まこと）にありがとうございました。(〇〇-sama, itsumo taihen osewa ni natte orimasu. Senjitsu wa 〇〇 no ken de, taihen osewa ni nari, makoto ni arigatou gozaimashita.) (〇〇先生/女士，一直以來非常感謝您的關照。前些日子關於〇〇的事情，非常感謝您的幫忙。)**：這個說法可以針對特定的事件表達感謝，讓對方感受到你的用心。
- **〇〇様（さま）、ご無沙汰（ごぶさた）しております。〇〇です。(〇〇-sama, gobusata shite orimasu. 〇〇 desu.) (〇〇先生/女士，好久不見，我是〇〇。)**：如果已經有一段時間沒有聯絡，可以使用這個說法。記得在後面加上自己的名字，讓對方更容易回想起你是誰。
用法說明：
- **〇〇様（さま）(〇〇-sama)**：這是對收件人的尊稱，一定要記得加上。
- **お世話（せわ）(osewa)**：意思是「關照」、「照顧」，表達對對方的感謝之意。
- **大変（たいへん）(taihen)**：意思是「非常」，加強語氣。
- **先日は（せんじつは）(senjitsu wa)**：意思是「前些日子」，用於提及過去發生的事情。
- **誠（まこと）に(makoto ni)**：意思是「真的」、「非常」，用於表達真誠的感謝。
- **ご無沙汰（ごぶさた）(gobusata)**：意思是「好久不見」，用於已經有一段時間沒有聯絡的情況。
例句：
- 山田（やまだ）様（さま）、いつもお世話（せわ）になっております。田中（たなか）です。(Yamada-sama, itsumo osewa ni natte orimasu. Tanaka desu.) (山田先生/女士，一直以來承蒙您的關照，我是田中。)
- 鈴木（すずき）様（さま）、先日は（せんじつは）プレゼンテーションの件（けん）で、大変（たいへん）お世話（せわ）になり、誠（まこと）にありがとうございました。(Suzuki-sama, senjitsu wa purezentēshon no ken de, taihen osewa ni nari, makoto ni arigatou gozaimashita.) (鈴木先生/女士，前些日子關於簡報的事情，非常感謝您的幫忙。)
二、正文的清晰表達：避免模稜兩可，讓對方一目瞭然
寫商務郵件最重要的目的，就是要清晰地傳達訊息。因此，在正文的部分，一定要避免使用過於複雜的句子，或是模稜兩可的表達方式。盡可能用簡潔明瞭的語言，讓對方一目瞭然。
- 使用條列式或編號：如果需要傳達多個訊息，可以使用條列式或編號，讓內容更加清晰有條理。
- 明確指出目的：在郵件的一開始，就應該明確地指出你寫這封信的目的，例如：「このメールは〇〇についてのご連絡です。(Kono mēru wa 〇〇 ni tsuite no go renraku desu.) (這封郵件是關於〇〇的聯絡。)」
- 使用敬語：在商務場合，使用敬語是非常重要的。不僅可以表達對對方的尊重，也能讓你的郵件看起來更加專業。
例句：
- **〇〇について、下記（かき）の点（てん）についてご検討（けんとう）いただけますでしょうか。(〇〇 ni tsuite, kaki no ten ni tsuite go kentou itadakemasu deshouka.) (關於〇〇，是否能請您考慮以下幾點？)**：這個句子用於請對方考慮某件事情。
- **〇〇について、ご回答（かいとう）をお願（ねが）いいたします。(〇〇 ni tsuite, go kaitou o onegai itashimasu.) (關於〇〇，請您回覆。)**：這個句子用於請求對方回覆。
- **〇〇の件（けん）に関（かん）して、ご不明（ふめい）な点（てん）がございましたら、お気軽（きがる）にお問（と）い合（あ）わせください。(〇〇 no ken ni kanshite, go fumei na ten ga gozaimashitara, o kigaru ni o toiawase kudasai.) (關於〇〇的事情，如果您有任何疑問，請隨時與我聯絡。)**：這個句子用於鼓勵對方提出疑問。
用法說明：
- **下記（かき）(kaki)**：意思是「如下」，用於介紹接下來要列出的項目。
- **点（てん）(ten)**：意思是「點」、「項目」。
- **ご検討（けんとう）(go kentou)**：意思是「考慮」，是一個敬語詞彙。
- **いただけますでしょうか。(itadakemasu deshouka.)**：是一個非常客氣的詢問語氣，表示「是否可以請您…」。
- **ご回答（かいとう）(go kaitou)**：意思是「回覆」，是一個敬語詞彙。
- **お願（ねが）いいたします。(onegai itashimasu.)**：是一個非常客氣的請求語氣，表示「請您…」。
- **に関（かん）して(ni kanshite)**：意思是「關於…」。
- **ご不明（ふめい）な点（てん）(go fumei na ten)**：意思是「不清楚的地方」，是一個敬語詞彙。
- **お気軽（きがる）に(o kigaru ni)**：意思是「隨時」、「不用客氣」。
- **お問（と）い合（あ）わせください。(o toiawase kudasai.)**：意思是「請聯絡」，是一個敬語詞彙。
三、結尾的誠摯感謝：為郵件畫下完美句點
一封好的商務郵件，除了開頭的問候，結尾的感謝也是不可或缺的。表達對對方時間的感謝，並期待未來能繼續合作，為郵件畫下一個完美的句點。
感謝對方撥冗閱讀：
- **お忙（いそが）しいところ、お目（め）をとおしていただき、ありがとうございました。(O isogashii tokoro, o me o tooshite itadaki, arigatou gozaimashita.) (在您百忙之中，感謝您撥冗閱讀。)**：這是最常見的結尾感謝語，適用於大部分的場合。
- **お忙（いそが）しいところ、恐縮（きょうしゅく）ですが、よろしくお願（ねが）いいたします。(O isogashii tokoro, kyoushuku desu ga, yoroshiku onegai itashimasu.) (在您百忙之中，實在不好意思，還請多多關照。)**：這個說法除了感謝之外，也帶有請求對方協助的意味。
期待未來合作：
- **今後（こんご）とも、どうぞよろしくお願（ねが）いいたします。(Kongo tomo, douzo yoroshiku onegai itashimasu.) (今後也請多多關照。)**：這是最常見的結尾客套話，適用於大部分的場合。
- **引（ひ）き続（つづ）き、ご指導（しどう）、ご鞭撻（べんたつ）のほど、よろしくお願（ねが）いいたします。(Hiki tsuzuki, go shidou, go bentatsu no hodo, yoroshiku onegai itashimasu.) (今後也請繼續給予指導與鞭策。)**：這個說法比較正式，可以用於對上級或長輩。
用法說明：
- **お忙（いそが）しいところ(o isogashii tokoro)**：意思是「在您百忙之中」，用於表達對對方時間的尊重。
- **お目（め）をとおしていただき(o me o tooshite itadaki)**：意思是「撥冗閱讀」，是一個敬語詞彙。
- **恐縮（きょうしゅく）ですが(kyoushuku desu ga)**：意思是「實在不好意思」，用於表達對對方造成麻煩的歉意。
- **今後（こんご）とも(kongo tomo)**：意思是「今後也…」。
- **引（ひ）き続（つづ）き(hiki tsuzuki)**：意思是「繼續…」。
- **ご指導（しどう）(go shidou)**：意思是「指導」，是一個敬語詞彙。
- **ご鞭撻（べんたつ）(go bentatsu)**：意思是「鞭策」，是一個敬語詞彙。
- **のほど(no hodo)**：是一個較為正式的表達方式，用於加強語氣。
例句：
- お忙（いそが）しいところ、お目（め）をとおしていただき、ありがとうございました。今後（こんご）とも、どうぞよろしくお願（ねが）いいたします。(O isogashii tokoro, o me o tooshite itadaki, arigatou gozaimashita. Kongo tomo, douzo yoroshiku onegai itashimasu.) (在您百忙之中，感謝您撥冗閱讀。今後也請多多關照。)
- お忙（いそが）しいところ、恐縮（きょうしゅく）ですが、ご検討（けんとう）のほど、よろしくお願（ねが）いいたします。(O isogashii tokoro, kyoushuku desu ga, go kentou no hodo, yoroshiku onegai itashimasu.) (在您百忙之中，實在不好意思，還請您多多考慮。)
四、署名的重要性：展現你的專業與責任感
在郵件的一定要記得加上署名，讓對方知道你是誰，以及你的聯絡方式。一個完整的署名，可以展現你的專業與責任感。
署名內容：
- **公司名稱（かいしゃめい）(kaisha-mei)**：如果是在公司內部或與公司有關的業務，一定要加上公司名稱。
- **部門名稱（ぶしょめい）(busho-mei)**：說明你在公司內的職位。
- **職稱（しょくしょう）(shokushou)**：例如：部長（ぶちょう）(buchou) (部長)、課長（かちょう）(kachou) (課長)、主任（しゅにん）(shunin) (主任) 等。
- **姓名（しめい）(shimei)**：用日文漢字書寫。
- **聯絡電話（れんらくでんわ）(renraku denwa)**：方便對方與你聯絡。
- **電子郵件地址（でんしゆーめーるアドレス）(denshi mēru adoresu)**：再次確認郵件地址的正確性。
- **公司地址（かいしゃじゅうしょ）(kaisha juusho)**：有時候也需要加上公司地址。
例句：
1 | 〇〇株式会社（かぶしきがいしゃ）(〇〇 kabushikigaisha) |
用法說明：
- **株式会社（かぶしきがいしゃ）(kabushikigaisha)**：意思是「股份有限公司」，是日本公司常見的組織形態。
- **営業部（えいぎょうぶ）(eigyōbu)**：意思是「營業部」。
- **電話（でんわ）(denwa)**：意思是「電話」。
- **メール（mēru)**：意思是「電子郵件」。
五、貼心提醒：關於日文商務郵件的幾個小地方
- 主旨（しゅだい）(shudai)：主旨一定要簡潔明瞭，讓對方一眼就知道郵件的內容。
- 附件（ふぞくしょるい）(fuzokushyorui)：如果郵件有附件，記得在正文中提及，並說明附件的內容。
- 標點符號（ひょうてんふごう）(hyōten fugō)：日文的標點符號跟中文不太一樣，要注意使用。
- 漢字（かんじ）(kanji)使用：日文漢字的使用要適當，不要過度使用，以免造成閱讀上的困難。
寫出暖心的日文商務郵件
寫日文商務郵件，最重要的就是要站在對方的角度思考，用真誠的態度和清晰的表達，傳達你的訊息。只要掌握了以上的訣竅，相信你也能寫出專業又暖心的日文郵件，建立良好的人際關係！ 加油喔！