日語郵件範例大公開：告別職場菜味，寫出讓對方暖心的專業信件

掌握日語郵件眉角，從此溝通無礙，讓你在職場人見人愛！

哈囉大家好啊！今天要來跟大家聊聊日語郵件這件事，相信很多人一想到要寫日文信，頭就開始發麻了吧？尤其是對於我們這些學日文的人來說，好不容易搞懂了文法，結果寫信的時候又要顧慮一堆有的沒的，實在是太讓人崩潰了！

不過別擔心！今天就是要來幫大家破解日語郵件的魔咒，讓大家從此以後不再害怕寫日文信，甚至還能寫出讓對方覺得你超級專業、超級用心的暖心信件！

為什麼日語郵件這麼重要？

在台灣，雖然很多人可以用中文溝通，但是跟日本公司或日本人打交道的時候，日語郵件還是非常重要的！一封寫得好的日文信，可以讓對方感受到你的誠意和專業，甚至可以建立良好的合作關係。

想像一下，如果你收到一封文法錯誤百出、用字遣詞又不禮貌的信，你會有什麼感覺？是不是覺得對方很不專業，甚至有點不尊重你？

反之，如果你收到一封文法正確、用字遣詞得體、內容又簡潔明瞭的信，你是不是會覺得對方很用心，很值得信賴？

所以說，日語郵件寫得好，絕對可以讓你事半功倍！

日語郵件的基本結構

日語郵件的結構其實跟中文信差不多，大致可以分為以下幾個部分：

宛名（あてな） - Atena - 收件人：也就是寫給誰。
- 例句：
  - 株式会社ABC　山田太郎たろう様 (Kabushiki gaisha ABC Yamada Tarō sama - ABC股份有限公司山田太郎先生/女士)
    - 株かぶ (kabu - 股份)
    - 式しき (shiki - 形式)
    - 会がい (gai - 會)
    - 社しゃ (sha - 社)
    - 說明： 如果知道對方公司和姓名，就要寫清楚。 “様 (sama)” 是對收件人的尊稱，比 “さん (san)” 更正式。
発信者（はっしんしゃ） - Hasshinsha - 發件人：也就是你是誰。
- 例句：
  - 〇〇株式会社　田中花子はなこ (〇〇 Kabushiki gaisha Tanaka Hanako - 〇〇股份有限公司田中花子)
    - 說明： 寫清楚自己的公司和姓名，方便對方確認。
件名（けんめい） - Kenmei - 主旨：也就是信件的標題。
- 例句：
  - 【〇〇株式会社】〇〇についてのご連絡 (【〇〇 Kabushiki gaisha】〇〇 ni tsuite no go renraku - 【〇〇股份有限公司】關於〇〇的聯繫)
    - 連れん (ren - 連接)
    - 絡らく (raku - 絡繹不絕)
  - 說明： 主旨要簡潔明瞭，讓對方一看就知道信件的內容。最好加上公司名稱，方便對方整理。
挨拶（あいさつ） - Aisatsu - 開頭問候語：也就是信件的開頭。
- 例句：
  - いつもお世話になっております。(Itsumo osewa ni natte orimasu. - 一直以來承蒙您的照顧。)
    - 世せ (se - 世界)
    - 話わ (wa - 話)
    - 說明： 這是日語郵件中最常見的開頭問候語，可以用於各種場合。
本文（ほんぶん） - Honbun - 正文：也就是信件的主要內容。
- 說明： 這是信件最重要的部分，要寫清楚你的目的、要求等等。
結び（むすび） - Musubi - 結尾語：也就是信件的結尾。
- 例句：
  - 今後ともよろしくお願いいたします。(Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. - 今後也請多多關照。)
    - 今こん (kon - 現在)
    - 後ご (go - 後面)
    - 願ねが (nega - 願望)
  - 說明： 這是日語郵件中最常見的結尾語，可以用於各種場合。
署名（しょめい） - Shomei - 署名：也就是你的簽名。
- 例句：
  - 〇〇株式会社　田中花子はなこ (〇〇 Kabushiki gaisha Tanaka Hanako - 〇〇股份有限公司田中花子)
  - 電話番号：〇〇 (Denwa bangō: 〇〇 - 電話號碼：〇〇)
    - 電でん (den - 電)
    - 話わ (wa - 話)
    - 番ばん (ban - 號碼)
    - 号ごう (gō - 號碼)
  - メールアドレス：〇〇 (mēru adoresu: 〇〇 - Email：〇〇)
  - 說明： 寫清楚你的公司、姓名、電話號碼和Email，方便對方聯絡你。

日語郵件的注意事項

除了基本的結構之外，寫日語郵件還有一些需要注意的地方：

敬語（けいご） - Keigo - 敬語：也就是禮貌用語。
- 說明： 日語非常重視敬語，在寫信的時候一定要使用正確的敬語，才能表現出你的禮貌和尊重。
- 常見的敬語用法：
  - 尊敬語（そんけいご）- Sonkeigo - 尊敬語：用於抬高對方身份的用語。例如：召し上がる（めしあがる）- Meshiagaru - 吃（尊敬語）
    - 召め (me - 召喚)
    - 上あ (a - 上)
  - 謙譲語（けんじょうご）- Kenjōgo - 謙讓語：用於貶低自己身份的用語。例如：拝見する（はいけんする）- Haiken suru - 看（謙讓語）
    - 拝はい (hai - 拜)
    - 見けん (ken - 見)
  - 丁寧語（ていねいご）- Teineigo - 丁寧語：用於使語氣更禮貌的用語。例如：です (desu)、ます (masu)
- 例句：
  - 〇〇様にはいつもお世話になっております。(〇〇-sama ni wa itsumo osewa ni natte orimasu. - 一直以來承蒙〇〇先生/女士的照顧。)
  - 資料を拝見いたしました。(Shiryo o haiken itashimashita. - 我拜讀了資料。)
    - 資し (shi - 資本)
    - 料りょう (ryō - 材料)
    - 拝はい (hai - 拜)
    - 見けん (ken - 見)
    - 說明： “拝見する (haiken suru)” 是 “見る (miru)” 的謙讓語，表示「看」的意思。
クッション言葉（クッションことば）- Kusshon kotoba - 緩衝語：也就是緩和語氣的用語。
- 說明： 在提出要求或拒絕對方的時候，可以使用緩衝語來緩和語氣，避免讓對方感到不舒服。
- 常見的緩衝語：
  - 恐れ入りますが（おそれいりますが）- Osoreirimasu ga - 不好意思
    - 恐おそ (oso - 恐怕)
    - 入い (i - 進入)
  - 申し訳ございませんが（もうしわけございませんが）- Mōshiwake gozaimasen ga - 非常抱歉
    - 申もう (mō - 申報)
    - 訳わけ (wake - 原因)
  - お手数をおかけしますが（おてすうをおかけしますが）- Otesū o okake shimasu ga - 麻煩您了
    - 手て (te - 手)
    - 数すう (sū - 數量)
  - 例句：
    - 恐れ入りますが、〇〇についてご確認いただけますでしょうか。(Osoreirimasu ga, 〇〇 ni tsuite go kakunin itadakemasu deshō ka. - 不好意思，可以請您確認一下〇〇嗎？)
      - 確かく (kaku - 確定)
      - 認にん (nin - 認可)
    - 申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。(Mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. - 非常抱歉，這次先暫緩。)
      - 見み (mi - 看)
      - 送おく (oku - 送)
    - 說明： 在拒絕對方的時候，一定要先道歉，並說明理由，避免讓對方覺得你很不尊重他。
簡潔明瞭（かんけつめいりょう）- Kanketsu meiryō - 簡潔明瞭：也就是用簡單明瞭的語言來表達你的意思。
- 說明： 日語郵件不喜歡拐彎抹角，最好用簡單明瞭的語言來表達你的意思，避免讓對方看不懂。
- 例句：
  - 〇〇について、ご協力をお願いいたします。(〇〇 ni tsuite, go kyōryoku o onegai itashimasu. - 關於〇〇，請您協助。)
    - 協きょう (kyō - 協助)
    - 力りょく (ryoku - 力量)
  - 〇〇について、ご検討いただけますでしょうか。(〇〇 ni tsuite, go kentō itadakemasu deshō ka. - 關於〇〇，可以請您考慮一下嗎？)
    - 検けん (ken - 檢查)
    - 討とう (tō - 討論)
  - 說明： 用簡單明瞭的語言來表達你的目的，讓對方一目瞭然。
誤字脱字（ごじだつじ）- Goji datsuji - 錯字漏字：也就是避免出現錯字和漏字。
- 說明： 錯字和漏字會讓對方覺得你很不細心，甚至會影響信件的內容，所以在寄信之前一定要仔細檢查，避免出現錯字和漏字。
絵文字（えもじ）- Emoji - 表情符號：也就是避免使用表情符號。
- 說明： 在商務郵件中，最好避免使用表情符號，以免讓對方覺得你很不專業。

一些常用的日語郵件範例

為了讓大家更了解日語郵件的寫法，以下提供一些常用的日語郵件範例：

確認郵件（かくにんメール）- Kakunin mēru - 確認郵件：用於確認對方是否收到信件。
- 例句：
  件けん名めい：【〇〇株式会社かぶしきがいしゃ】〇〇についてのご連絡れんらく
  Kenmei: 【〇〇 Kabushiki gaisha】〇〇 ni tsuite no go renraku
  主旨：【〇〇股份有限公司】關於〇〇的聯繫
  〇〇株式会社かぶしきがいしゃ
  〇〇様さま
  Itsumo osewa ni natte orimasu.
  いつもお世話せわになっております。
  一直以來承蒙您的照顧。
  先せん日じつお送おくりいたしました〇〇について、ご確認かくにんいただけましたでしょうか。
  Senjitsu okuri itashimashita 〇〇 ni tsuite, go kakunin itadakemashita deshō ka.
  之前寄送的〇〇，您已經確認了嗎？
  もしご不明ふめいな点てんがございましたら、ご遠慮えんりょなくお申もうし付つけください。
  Moshi go fumei na ten ga gozaimashitara, go enryo naku o mōshitsuke kudasai.
  如果還有任何不清楚的地方，請隨時提出。
  今後こんごともよろしくお願ねがいいたします。
  Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu.
  今後也請多多關照。
  〇〇株式会社かぶしきがいしゃ
  Tanaka Hanako
  田中たなか花子はなこ
  電話でんわ番号ばんごう：〇〇
  メールアドレスめーるあどれす：〇〇
感謝郵件（かんしゃメール）- Kansha mēru - 感謝郵件：用於感謝對方。
- 例句：
  件けん名めい：【〇〇株式会社かぶしきがいしゃ】〇〇についてのお礼れい
  Kenmei: 【〇〇 Kabushiki gaisha】〇〇 ni tsuite no o rei
  主旨：【〇〇股份有限公司】關於〇〇的感謝
  〇〇株式会社かぶしきがいしゃ
  〇〇様さま
  Itsumo osewa ni natte orimasu.
  いつもお世話せわになっております。
  一直以來承蒙您的照顧。
  先日せんじつは、〇〇にご参加さんかいただき、誠まことにありがとうございました。
  Senjitsu wa, 〇〇 ni go sanka itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita.
  感謝かんしゃ您日前じつぜん參與了〇〇，真的しんじ非常感謝。
  〇〇様さまのご協力きょうりょくのおかげで、〇〇を無事ぶじに終おえることができました。
  〇〇-sama no go kyōryoku no okage de, 〇〇 o buji ni oeru koto ga dekimashita.
  多虧たっくい〇〇先生せんせい/女士じょし的合作がっさく，我們才能さいのう順利じゅんり完成かんせい〇〇。
  今後こんごともよろしくお願ねがいいたします。
  Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu.
  今後也請多多關照。
  〇〇株式会社かぶしきがいしゃ
  Tanaka Hanako
  田中たなか花子はなこ
  電話でんわ番号ばんごう：〇〇
  メールアドレスめーるあどれす：〇〇
道歉郵件（しゃざいメール）- Shazai mēru - 道歉郵件：用於向對方道歉。
- 例句：
  件けん名めい：【〇〇株式会社かぶしきがいしゃ】〇〇についての謝罪しゃざい
  Kenmei: 【〇〇 Kabushiki gaisha】〇〇 ni tsuite no shazai
  主旨：【〇〇股份有限公司】關於〇〇的道歉
  〇〇株式会社かぶしきがいしゃ
  〇〇様さま
  Itsumo osewa ni natte orimasu.
  いつもお世話せわになっております。
  一直以來承蒙您的照顧。
  この度たびは、〇〇について、多大ただいなるご迷惑めいわくをおかけし、心こころよりお詫わび申もうし上あげます。
  Kono tabi wa, 〇〇 ni tsuite, tadai naru go meiwaku o okake shi, kokoro yori o wabi mōshiagemasu.
  關於かんじん〇〇，給您きゅうゆう帶來許多ずいぶん的麻煩むずかしい，我深感ふかかん抱歉ほうしず。
  今後こんごはこのようなことがないよう、再発防止さいはつぼうしに努つとめてまいります。
  Kongo wa kono yō na koto ga nai yō, saihatsubōshi ni tsutomete mairimasu.
  為了たに避免ひめん再次さいかい發生這種事情，今後我會盡力じんりょく防止ぼうし。
  今後こんごともよろしくお願ねがいいたします。
  Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu.
  今後也請多多關照。
  〇〇株式会社かぶしきがいしゃ
  Tanaka Hanako
  田中たなか花子はなこ
  電話でんわ番号ばんごう：〇〇
  メールアドレスめーるあどれす：〇〇

練習！練習！再練習！

學任何語言都一樣，最重要的就是多練習！多看一些日語郵件的範例，多練習寫日語郵件，慢慢地你就會發現，寫日文信其實也沒有想像中那麼難！

而且啊，現在網路資源這麼豐富，像是Jisho.org 或是 Weblio 字典，都是很棒的工具，可以幫助你查詢單字、文法，甚至還有例句可以參考，真的是超級方便的！

另外，也可以找一些日文 Native Speaker 或是日文比較好的朋友，請他們幫你看看你寫的信有沒有問題，這樣進步會更快喔！

希望今天的分享對大家有幫助，祝大家都能寫出讓人覺得超棒的日語郵件！加油！

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→　最後更新時間 2025-09-01　要更新請點這裡

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